"Toen de fysieke bieb sloot, vond Mijzo een nieuwe manier om hulpmiddelen vindbaar te maken"
De druk bij zorgorganisatie Mijzo is voelbaar op alle 28 locaties. De zorgvraag stijgt, tijd wordt schaarser, maar de visie is helder: 'Samen zelf doen'. Hoe vertaal je die mooie visie naar de hectische praktijk? En hoe zorg je dat hulpmiddelenzorgtechnologie ook écht landen bij de medewerkers? Toen de deuren van hun fysieke innovatiebibliotheek sloten, mocht Floortje instappen als hun nieuwe, digitale collega.
Het doolhof van ongebruikte hulpmiddelen
Bij Mijzo begint zorg niet automatisch bij professionele ondersteuning. Vanuit de visie ‘Samen zelf doen’ kijken medewerkers eerst naar wat iemand zelf kan en wat belangrijk is in het dagelijks leven. Lukt iets niet meer zelfstandig? Dan wordt gekeken of een hulpmiddel kan helpen, wat de omgeving kan betekenen en pas daarna welke professionele zorg nodig is.
Maar om die visie in de praktijk te brengen, moeten medewerkers wel weten welke hulpmiddelen er zijn en wanneer ze kunnen helpen. Mijzo had een bibliotheek vol handige hulpmiddelen en bewezen innovaties. Van slimme medicijndispensers tot hulpmiddelen voor steunkousen. Maar de kennis zat verstopt. Medewerkers zagen door de bomen het bos niet meer en wisten vaak niet wat er beschikbaar was of hoe ze het moesten aanvragen.
De zorginnovatoren van Mijzo gingen daarom eerst terug naar de praktijk. Op de locaties brachten ze in kaart welke hulpmiddelen er al waren, wat werd gebruikt en wat soms letterlijk in een kast bleef liggen. Zo werd duidelijk waar medewerkers behoefte aan hadden: een laagdrempelige manier om te zien wat er mogelijk is én hoe je een hulpmiddel daadwerkelijk inzet.
Zo kwam Mijzo uit bij Floortje.
Meedenken in de waan van de dag
Als digitale zorginnovator is Floortje er altijd en overal. Gewoon op het intranet, via de telefoon of de computer, op het moment dat het er écht toe doet. Wanneer een medewerker vastloopt met een zorgvraag, stelt Floortje de juiste vragen: Wat is de behoefte van de cliënt? Waarbij wil je ondersteunen? En hoe is de woonsituatie? Floortje brengt direct overzicht en vertaalt de situatie naar een onafhankelijk advies.
“Onze visie is echt dat we samen de zorg moeten ontzorgen. We kijken naar wat iemand zelf kan, met aandacht voor eigen regie en zelfredzaamheid, en ondersteunen de zorg om daar de juiste hulpmiddelen bij in te zetten.”
Belemmeringen wegnemen van begin tot eind
Geen gedoe met extra inloggegevens; medewerkers openen de app met één klik via hun vertrouwde account. En laat Floortje zien welk hulpmiddel kan passen? Dan staat de link naar de inkoop- of bestelpagina al klaar.
Maar Mijzo wilde ook voorkomen dat een hulpmiddel vervolgens op de afdeling terechtkomt met alleen een handleiding erbij. Daarom werden hulpmiddelen voorzien van QR-codes die medewerkers direct naar korte werkinstructies in het eigen leer- en ontwikkelplatform leiden.
Zo werd niet alleen het vinden makkelijker gemaakt, maar de hele route: van ontdekken en aanvragen tot leren hoe je het hulpmiddel gebruikt.
“We zien Floortje echt als een bouwsteen om de inzet van innovaties zo makkelijk mogelijk te maken.”
Niet één keer lanceren, maar blijven herhalen
Mijzo wist dat alleen het beschikbaar stellen van Floortje niet genoeg zou zijn. Daarom werd vóór de lancering veel aan de achterkant geregeld. ICT werd betrokken om de toegang zo laagdrempelig mogelijk te maken en samen met Inkoop werden rechtstreekse links naar de juiste bestelpagina's toegevoegd.
Ook in de communicatie koos Mijzo bewust voor herhaling. Voor de livegang verschenen posters met QR-codes op alle locaties, onder andere bij koffieautomaten en teamposten. Er kwamen filmpjes en teasers, berichten op intranet en uitleg tijdens teamoverleggen en koffiemomenten.
Op 1 april ging Floortje organisatiebreed live. Maar daar stopte de implementatie niet.
Zorginnovatoren bleven zichtbaar op de locaties en Floortje bleef op verschillende momenten terugkomen. Nieuwe medewerkers maken bijvoorbeeld via een escaperoom kennis met hulpmiddelen en innovaties.
De belangrijkste les van Mijzo? Een implementatie is niet één moment.
De kracht zit in laagdrempeligheid én herhaling.
Ongeveer 500 actieve gebruikers per maand
Een jaar na de livegang is Floortje een vaste plek gaan innemen binnen Mijzo. In de maanden voorafgaand aan de presentatie telde Floortje ongeveer 500 actieve gebruikers per maand.
Een medewerker verwoordde de verandering treffend: “het is fijn om zelf te kunnen zien wat er allemaal beschikbaar is, zonder daarvoor eerst een zorginnovator nodig te hebben”.
Dat betekent niet dat de zorginnovatoren overbodig zijn geworden. Integendeel. Zij blijven medewerkers ondersteunen wanneer extra uitleg nodig is, kijken mee naar wat er op locaties gebeurt en experimenteren met nieuwe hulpmiddelen.
Floortje vult die rol aan. Bewezen hulpmiddelen zijn altijd vindbaar, ook als een zorginnovator niet op locatie aanwezig is. De zorginnovatoren blijven ondertussen nieuwe mogelijkheden ontdekken, testen en verder brengen.
Werkt een nieuw hulpmiddel in de praktijk goed? Dan kan het vervolgens ook een plek krijgen in Floortje.
Eerst goed regelen, dan pas live
Terugkijkend liep de implementatie anders dan Mijzo aanvankelijk had gepland. De organisatie wilde eerder live, maar zaken rondom ICT, beheer, inkoop en contractering kostten meer tijd.
Achteraf bleek die extra tijd waardevol. Het gaf Mijzo de ruimte om scherper te krijgen wat nodig was, de achterkant goed in te richten en een duidelijke communicatieroadmap te maken.
Want Floortje implementeren betekent volgens Mijzo niet: een applicatie aanzetten en medewerkers succes wensen.
Het betekent zorgen dat vinden, aanvragen, leren en gebruiken op elkaar aansluiten. En blijven herhalen, ook nadat de techniek staat.
Zo werd de gesloten innovatiebieb niet simpelweg vervangen door een digitale bibliotheek. Mijzo bouwde aan een manier waarop medewerkers op ieder moment kunnen zien welke hulpmiddelen kunnen helpen – passend bij hun visie Samen zelf doen.
En Floortje? Die is er als digitale collega, precies op het moment dat iemand haar nodig heeft.
“Onze visie is echt dat we samen de zorg moeten ontzorgen. We kijken naar wat iemand zelf kan, met aandacht voor eigen regie en zelfredzaamheid en ondersteunen de zorg om daar de juiste hulpmiddelen bij in te zetten.”
Ontdek wat Floortje voor jullie kan betekenen
Wil je hulpmiddelen ook makkelijker vindbaar en toepasbaar maken binnen jouw organisatie? Ontdek wat Floortje voor jullie kan betekenen en plan een demo.
